Backups, die im Ernstfall funktionieren

Warum Backups im Ernstfall scheitern

Fast jede Organisation hat irgendeine Form von Sicherung. Trotzdem gehen nach einem Festplattenschaden, einem versehentlich gelöschten Ordner oder einem Verschlüsselungstrojaner immer wieder Daten verloren. Die Gründe sind meist unspektakulär:

• Die Sicherung läuft seit Monaten nicht mehr, und niemand hat es bemerkt.
• Wichtige Daten liegen außerhalb der gesicherten Ordner, etwa auf dem Desktop oder in einem Cloud-Dienst.
• Die Sicherungsfestplatte hängt dauerhaft am Rechner und wird bei einem Angriff mit verschlüsselt.
• Das Passwort für die verschlüsselte Sicherung kennt nur eine Person.
• Niemand weiß, wie die Wiederherstellung eigentlich funktioniert.

Die 3-2-1-Regel

Eine bewährte Faustregel für Sicherungen:

• 3 Kopien Ihrer Daten: das Original und zwei Sicherungen
• 2 verschiedene Speichermedien, zum Beispiel ein Server und eine externe Festplatte oder ein Cloud-Speicher
• 1 Kopie außer Haus, damit Brand, Wasserschaden oder Diebstahl nicht alles auf einmal treffen

Häufig wird die Regel heute um eine Kopie ergänzt, die sich nachträglich nicht verändern lässt — offline oder als unveränderlicher Speicher. Sie schützt davor, dass ein Angreifer mit Zugriff auf Ihre Systeme auch die Sicherungen löscht.

Was gehört ins Backup?

Gehen Sie nicht von Geräten aus, sondern von Daten:

• Dateien auf Servern, Rechnern und Netzlaufwerken
• E-Mail-Postfächer
• Datenbanken von Fachprogrammen, etwa Mitglieder-, Kurs- oder Buchhaltungsverwaltung
• Die Website samt Datenbank
• Daten in Cloud-Diensten: Dass ein Dienst zuverlässig erreichbar ist, heißt nicht, dass Ihre Daten gesichert sind. Was ein Nutzer löscht, ist je nach Dienst nach einer Frist endgültig weg.
• Konfigurationen und Zugangsdaten, ohne die eine Wiederherstellung nicht möglich ist

Wie oft und wie lange?

Zwei Fragen helfen bei der Entscheidung:

• Wie viel Arbeit dürfen Sie höchstens verlieren? Wenn ein Tag verschmerzbar ist, reicht eine nächtliche Sicherung. Wenn nicht, braucht es häufigere Sicherungen.
• Wie lange dürfen Sie höchstens ausfallen? Davon hängt ab, wie schnell die Wiederherstellung gehen muss — und ob Sie etwa ein Ersatzgerät bereithalten.

Für die Aufbewahrung gilt: mehrere Versionen behalten. Ein Fehler oder ein Befall fällt oft erst nach Tagen auf. Dann brauchen Sie einen Stand von vorher, nicht nur den von letzter Nacht.

Der wichtigste Teil: der Wiederherstellungstest

Ein Backup ist erst dann ein Backup, wenn Sie daraus wiederherstellen können. Planen Sie deshalb feste Tests ein:

1. 011. Eine zufällige Datei, einen Ordner oder ein Postfach aus der Sicherung zurückholen
2. 022. Prüfen, ob der Inhalt vollständig und lesbar ist
3. 033. Die benötigte Zeit notieren
4. 044. Mindestens einmal im Jahr die vollständige Wiederherstellung eines wichtigen Systems durchspielen

Ein Beispiel aus unserem Betrieb: Die Systeme, die wir betreuen, werden jede Nacht verschlüsselt gesichert, die Sicherungen 30 Tage aufbewahrt, und einmal im Monat läuft automatisch ein Wiederherstellungstest. Schlägt etwas fehl, meldet es die Überwachung — nicht erst der Ernstfall.

Zuständigkeit und Dokumentation

Schreiben Sie auf eine Seite:

• Was wird gesichert, wohin und wie oft?
• Wer prüft die Sicherungen, und wann?
• Wo liegen Schlüssel und Passwörter für die Sicherung — an mindestens zwei Stellen?
• Wie läuft eine Wiederherstellung Schritt für Schritt?

Diese Seite gehört zusätzlich ausgedruckt an einen Ort, an den Sie auch kommen, wenn die IT nicht funktioniert.

Ein realistischer Einstieg

Wenn Sie heute bei null anfangen, müssen Sie nicht alles auf einmal lösen. Eine sinnvolle Reihenfolge:

1. 011. Aufschreiben, welche Daten wirklich unersetzlich sind und wo sie liegen
2. 022. Eine automatische, verschlüsselte Sicherung dieser Daten auf ein zweites Medium einrichten
3. 033. Eine weitere Kopie außer Haus ergänzen, die nicht dauerhaft mit Ihren Systemen verbunden ist
4. 044. Den ersten Wiederherstellungstest durchführen und den nächsten gleich in den Kalender eintragen

Schon diese vier Schritte schützen vor den häufigsten Ursachen für Datenverlust. Alles Weitere lässt sich danach in Ruhe ausbauen.

Checkliste

• 3-2-1: drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus
• Mindestens eine Kopie, die ein Angreifer nicht löschen kann
• Cloud-Dienste und Postfächer sind mitgesichert
• Mehrere Versionen werden aufbewahrt
• Automatische Meldung, wenn eine Sicherung fehlschlägt
• Wiederherstellung regelmäßig getestet und protokolliert
• Notfallanleitung liegt auch offline vor